Este Módulo permite gestionar todos los procesos relacionados con la compra-aprovisionamiento de materias primas, productos, elementos de inmovilizado y/o servicios, incluyendo la gestión de solicitudes de compra, la gestión de pedidos y su recepción, la entrada de albaranes y facturas, y su contabilización.
Abarca también la gestión de expedientes de compra (nacionales o de importación), la tramitación de contratos y/o convenios con proveedores/as y otras funcionalidades complementarias.
Ofrece una gran capacidad de integración con la cadena de suministro a través de EDI, XML o portales específicos de negocio en red.
El Módulo está directamente relacionado con los módulos LIBRA de Logística-Almacenes, Producción, Ventas-Distribución y Financiero. También con el de Gestión de Calidad (para la evaluación de proveedores/as y la realización de partes de inspección asociados a entradas de materiales) y Mantenimiento (para la gestión de albaranes de reparaciones externas de maquinaria).
- Multialmacén y multidivisa.
- Libre definición de toda la operativa de compras:
- Organizaciones de compra.
- Especificaciones del suministro de artículos por parte de los proveedores/as (ej.: código de artículos y descripción de artículos de los proveedores/as, plazos de aprovisionamiento, pedido mínimo y múltiplo de pedido de cada artículo, etc.).
- Precios de compra (tarifas base, descuentos y ofertas de proveedores/as).
- Formatos de la documentación de compras (pedidos, albaranes, facturas,…).
- Gestión de solicitudes de compra desde diferentes áreas de la empresa:
- Generación automática (a partir del stock, planes de venta y fabricación, y pedidos en curso) o captura manual.
- Opción de asignar autorizadores que aprueben o rechacen solicitudes de compra.
- Gestión de peticiones de oferta a proveedores/as (presupuestos). Creación y seguimiento de peticiones. Soporte a la evaluación de las ofertas recibidas.
- Asignación de solicitudes de compra a proveedores/as, a través de cuatro sistemas posibles:
- Concesión automática a varios proveedores/as según porcentajes de asignación predefinidos.
- Concesión automática al proveedor/a habitual del artículo.
- Concesión automática al proveedor/a que ofrece las mejores condiciones económicas.
- Gestión de pedidos a proveedores/as:
- Generación automática (a partir de asignaciones a proveedores/as) o captura manual.
- Opción de asignar autorizadores que aprueben o rechacen pedidos de compra.
- Opción de generar automáticamente pedidos de compra a partir de pedidos de venta, quedando asociados entre ellos de manera que, al dar entrada a los albaranes de compra, la mercancía quede reservada para esos pedidos de venta.
- Confirmación, reclamación, anulación y cierre de pedidos.
- Logística de recepciones y gestión de albaranes de materiales:
- Entrada de albaranes automática (a partir de pedidos previos) o manual.
- Gestión de los precios de los materiales, con posible rectificación de las condiciones económicas de la compra.
- Opción de contabilizar automáticamente los albaranes.
- Posibilidad de realizar partes de inspección de calidad asociados a las entradas.
- Gestión de mermas en la recepción.
- Gestión de devoluciones a proveedores/as:
- Confirmación de devolución.
- Gestión de albaranes de servicios auxiliares (ej.: aranceles, aduanas, portes, etc.):
- Entrada manual de albaranes.
- Opción de repartir estos gastos entre albaranes de materiales, con la consiguiente revaloración automática de los costes de estos últimos.
- Gestión de facturas de compra:
- Registro de facturas recibidas en libro registro de facturas (opcional).
- Entrada de facturas en el sistema, aprovechando datos del proveedor/a, pedido, albarán, etc. Opción de actualizar vencimientos y medios de pago.
- Opción de contabilizar automáticamente las facturas.
- Gestión de autofacturas (generación automática a partir de albaranes de compra y contabilización).
- Generación automática de cargos por periodicidad (rappels).
- Cargos manuales por diversos conceptos (publicidad, posicionamiento de productos en tienda, etc.).
- Control de la aceptación y recepción de cargos.
- Facturación y contabilización de cargos.
- Opción de importar catálogos de proveedores/as para el alta y actualización automáticas de artículos y tarifas de compra.
- Posibilidad de integrar pedidos, albaranes y facturas vía EDI, XML y portales de negocio en red.
- Gestión de expedientes de compra (nacionales o de importación):
- Definición de plantillas de gastos de importación.
- Reparto de gastos sobre la compra para incrementar costes de producto.
- Gestión de contratos y/o convenios con proveedores/as (ej.: para la liquidación de rappels, la administración de mercancías en depósito, la gestión de envases, etc.).
- Trazabilidad completa de cada documento manejado en la gestión de compras (solicitud, pedido, albarán, factura, etc.).
- Gran cantidad de informes disponibles (ej.: listados de tarifas por proveedor/a; informes de situación de contratos; informes de pedidos, albaranes y facturas; modelo INTRASTAT entre otros).
- Posibilidad de integrar el Módulo con otros módulos LIBRA: Gestión de Indicadores, Reporting on-line, Gestión Documental, Gestión de Alertas, Gestión de Proyectos, Gestión de Relaciones (CRM), Gestión de Procesos (BPM), Movilidad on-line y Business Intelligence (cuadro de mando de compras).
Albarán de compra de materiales
Documento de compra que identifica una entrada de mercancía en almacén y un aumento de existencias. Puede ir vinculado a uno o varios pedidos de compras.
Albarán de servicios auxiliares
Documento de compras vinculado a un artículo de texto usando para registrar un gasto, sin afectar a las existencias del almacén.
Auto-factura
Factura de compra generada por la propia empresa en nombre del proveedor.
Autorizador (Compras-Aprovisionamiento)
Usuario responsable de autorizar documentos (ej.: solicitud, pedido).
Cargos (en Compras-Aprovisionamiento)
Sistema de generación de cargos periódicos (semanales, anuales, etc.) en base a l consumo de ese proveedor. Tratamiento de rappels con proveedores.
Cargos y abonos en documentos (Compras-Aprovisionamiento)
Conceptos adicionales para incluir cargos y/o abonos en cualquier documento. Permiten variar el importe de los documentos para recoger situaciones atípicas: tratamiento del CER en compras, anticipos, etc.
Cierre | Anulación de un pedido de compra
Proceso mediante el cual se da por cerrado un pedido. Los pedidos se cierran automáticamente al recibir toda la mercancía o bien de forma manual cuando no se va a recibir la cantidad que resta.
Conceptos de gasto
Se usan para identificar los conceptos de gasto que se gestionan en los expedientes de compra.
Conciliación de facturas de compra
Proceso de casación para conformar las facturas de compra, que puede abarcar la comprobación de los pedidos, tarifas aplicadas, estado de las recepciones y albaranes de compra y condiciones finales recibidas en factura así como el cumplimiento de los requisitos formales de la misma.
Convenio de proveedores
Contrato en el que se pueden establecer descuentos de línea, descuentos atípicos y descuentos de cabecera, fijando las condiciones comerciales con estos proveedores, así como los conceptos en base con los que se definen los cargos atípicos.
Descuentos (en Compras-Aprovisionamiento)
Descuentos adicionales a los de la tarifa que se pueden establecer por familias y proveedor. También se pueden definir descuentos financieros de pie de documento, descuentos por proveedor, descuentos por convenio o descuentos por pronto pago, vinculados estos a la forma de pago al proveedor.
Expediente de compra
Gestión de documentos diseñada para el control de documentación relacionada normalmente con las transacciones internacionales. Permiten calcular y repartir gastos adicionales sobre las entradas por fletes, condiciones de entrega, etc.
Factura de compra
Documento con el que se refleja la asociación de la factura a los albaranes, el importe, los impuestos y los vencimientos de la factura. Es la base para el archivo y la contabilización de las facturas de compras.
Oferta de proveedor (Compras-Aprovisionamiento)
Ofertas escaladas para fijar precios puntuales que no suponen un cambio de tarifa, con fecha de inicio y fecha de fin.
Organizaciones de compra
Es la estructura básica sobre la que pivota el módulo de compras y aprovisionamientos. El sistema permite definir las organizaciones de compras que sean necesarias para aglutinar y parametrizar operaciones relacionadas entre sí, que afecten a productos de naturaleza similar, que tengan características comunes, que sean gestionadas por el mismo grupo de usuarios, que las realice un departamento de la empresa, etc.
Pedido de compra
Documento que registra las condiciones pactadas para la compra de productos a un proveedor así como los plazos de entrega de los mismos.
Plantillas de expedientes (Compras-Aprovisionamiento)
Plantilla asociada a uno o varios expedientes, que permite relacionar conceptos de gasto y definir fórmulas de cálculo en base variables o importes fijos que intervienen en los expedientes.
Propuesta de devolución
Documento utilizado en la gestión de devoluciones a proveedores mediante el cual se seleccionan productos a devolver, se apartan a una zona específica y se indica el tratamiento (pedido de reposición o abono de mercancía) pactado con el proveedor.
Proveedor
Tercero que interviene en los procesos de compras.
Solicitud de compra
Documento mediante el cual los distintos departamentos de la empresa registran sus necesidades de aprovisionamiento.
Tarifa de proveedor
Pueden ser tarifas generales, tarifas lineales o tarifas escaladas. Nos definen el precio del proveedor y los descuentos de línea que se aplican a los artículos.
Tránsito
Traslado de mercancía por vía férrea, camión,… de un almacén a otro de la empresa. Permite controlar los vehículos que llegan a la planta y el stock que siendo de la empresa, no está físicamente en ningún almacén.
Consulta las nuevas funcionalidades incorporadas al módulo en los últimos años:
