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El Módulo Financiero permite la gestión económico-financiera de la empresa, abarcando las áreas de contabilidad general, contabilidad analítica, gestión de tesorería, gestión de inmovilizado, gestión presupuestaria y cuadro de mando financiero. 

 

Cubre todos los procesos administrativos que permiten poner a disposición de la entidad información económico-financiera sobre su desempeño: el registro contable, la gestión de cobros y pagos, la gestión bancaria, la gestión de activos fijos, el presupuesto e informes para la dirección.

 

Alimenta el resto de módulos LIBRA y viceversa.

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• Aspectos generales:

• Módulo escalable, de forma que no exige la contratación de todas sus funcionalidades desde el inicio sino tan solo de aquéllas que responden a las necesidades reales de la empresa. 

• Multiempresa y multidivisa.

• Alimentación a/desde el resto de módulos LIBRA.

• Trazabilidad y navegación desde/hacia otros módulos.

• Enlazable con otros ERP y con herramientas ofimáticas para la importación y exportación de datos desde LIBRA.

 

• Contabilidad general:

• Capacidad de parametrización y flexibilidad elevadas:

• Organización de los datos por entidades, es decir, clientes, proveedores, bancos y sus productos bancarios, cajas, personal, agentes, etc.:

• Creación de las entidades en base a plantillas completamente parametrizables por el usuario/a.

• Opción de establecer un orden jerárquico dentro de las propias entidades (grupos de empresas).

• Estructuración de los datos por centros contables que, a su vez, se pueden agrupar en grupos de balance.

• Periodos contables personalizables por el usuario/a, sin la limitación de tener que coincidir con el año natural.

• Periodos estadísticos (para la extracción de información contable) definibles por el usuario/a (meses, trimestres, semestres,…).

• Libre definición del plan de cuentas, pudiéndose alcanzar hasta 15 niveles de cuentas. Opción de duplicar planes entre empresas.

• Esquema impositivo (IVA, IRPF,…) totalmente parametrizable, con opción de establecer una estructura de impuestos jerárquica y de definir libremente el nombre de cada impuesto, su porcentaje, fecha de entrada en vigor, forma de liquidarlo, etc.

• Asignación de acceso a los datos por usuario/a y/o perfil, empresas, centros contables, cuentas, etc. Bloqueos de seguridad por empresas, fechas, usuario y/o perfil, centro contable.

• Alto nivel de automatización en los procesos diarios:

• Asientos predefinidos clasificados  de  forma  jerárquica. Asignación a usuarios/as y/o perfiles, composición automática de los distintos elementos de un apunte (cuenta, entidad, concepto, importe,...) y apuntes repetitivos entre otras funcionalidades.

• Entrada  de  asientos  multicentro y multiempresa, con replicación automática de los asientos dentro de la propia empresa y entre empresas.

• Opción de documentar cada asiento con un campo infinito de observación o, mejor aún, con la incorporación del correspondiente documento económico escaneado o el acceso al mismo a través de la navegación al módulo donde se originó.

• Conciliación bancaria automática ajustada a la Norma 43 de la Asociación Española de Banca (AEB). Opción de parametrizar la conciliación en base al documento, concepto e importe, o solo el importe. Mantenimiento de histórico de conciliaciones realizadas. Auditoría de conciliaciones.

• Punteos automáticos para asegurar los procesos de cuadre contable y la trazabilidad de las operaciones.

• Integración telemática de impuestos (presentación WEB de todos los modelos fiscales que acepta la Agencia Tributaria), así como impresión en cualquier herramienta de tratamiento de textos de las cartas de comunicación de declaración de importes a clientes y proveedores/as (modelos 347 y 349).

• Soporte a los procesos de cierre contable, determinación de resultados y apertura de ejercicios. Cierres periódicos reversibles. Cierre, resultado y apertura en periodos especiales.

• Soporte a procesos contables específicos:

• Funcionalidad para el cálculo de provisiones financieras de gastos e ingresos, que permite periodificarlas de forma rápida y revisarlas durante el transcurso del ejercicio.

• Opción de trasladar provisiones de un centro contable a otro o de un ejercicio a otro, en base a un % de incremento.

• Gestión de contratos de leasing.

• Perfecta  adaptación a los requisitos legales y documentales de cada país (plan general contable, fiscalidad, etc.). Opción de establecer la equivalencia de planes contables entre distintos países.

• Adecuación a necesidades específicas de los grupos empresariales:

• Soporte a procesos de fusión o absorción empresarial, permitiendo la migración de centros contables, la eliminación de asientos interempresa o el rediseño de los esquemas analíticos.

• Opción de apertura centralizada de entidades, cuentas y segmentos analíticos, lo que permite mantener un nivel de integridad en los planes financieros aunque existan diferentes empresas LIBRA en una estructura empresarial que puede estar descentralizada.

 

• Contabilidad analítica y de gestión:

• Estructura de segmentos n-dimensional, que posibilita el análisis de la gestión desde las perspectivas definidas por la dirección.

• Opción de crear relaciones entre segmentos analíticos para automatizar la entrada de datos, de forma que se indica al sistema cuáles son los segmentos de obligada introducción y cuáles los que se obtienen a partir de otro segmento.

• Fórmulas de reparto tanto manuales como automáticas o semiautomáticas.

• Opción de realizar repartos a posteriori.

• Doble imputación analítica que facilita, por ejemplo, la asignación de costes a dos entidades distintas, facilitando la integración de los datos de costes desde los diferentes cuadros de mando de LIBRA.

• Manejo del centro de coste desde todos los módulos LIBRA, de forma que se puede obtener una trazabilidad total del segmento implicado, así como la contabilización parcial de documentos sin esperar al documento ‘factura’.

 

• Gestión de tesorería:

• Gestión de cobros y pagos:

• Generación de carteras de cobros y pagos en base a medios de cobro/pago y vencimientos.

• Definición y tramitación de circuitos de cobro y pago por muy complejos que sean, parametrizables por medios de cobro/pago, guardando una estricta trazabilidad de cada efecto que permite conocer su situación en cada momento.

• Emisión de remesas de cobro y pago en papel o ficheros bancarios normalizados, para su tramitación telemática.

• Procesos de desglose y agrupación de efectos con compensaciones de saldos. Procesos automáticos de agrupación en remesas.

• Endoso de efectos de cobro. Factoring y financiaciones.

• Gestión de seguros de crédito (expedientes de la aseguradora y todas las notificaciones con la misma). Opción de importar expedientes y exportar notificaciones.

• Gestión de listas cobratorias.

• Gestión de impagos de clientes.

• Bloqueo de pagos a proveedores/as y retención de efectos.

• Auditoría de cuadre de cartera de cobros y pagos con la contabilidad.

• Previsiones:

• Generación de estimaciones de cobros y pagos a partir de pedidos de venta y compra.

• Mantenimiento de otras previsiones (sueldos, pago de impuestos, amortización de préstamos,…) de manera rápida y sencilla, con opción de duplicar previsiones a otros periodos, realizar actualizaciones de información, etc.

• Diseño de escenarios posibles y previsión de tesorería en cada uno. Opción de comparar previsión y realidad a posteriori, para analizar desviaciones y mejorar el modelo para cálculos futuros.

• Control de caja:

• Definición de múltiples cajas con control de acceso para cada usuario/a.

• Anotación de movimientos (entradas y salidas de caja).

• Impresión automática de justificantes o recibos.

• Integración automática con contabilidad.

• Actualización automática de tesorería.

• Listados diarios de caja. Libros de caja.

• Arqueos y cierre.

• Reconstrucciones de tesorería a fecha, para soporte a procesos de auditoría contable.

• Cálculo de promedios teóricos y reales de cobro y pago.

 

• Gestión de inmovilizado:

• Ficha amplia para la creación de los elementos de inmovilizado, con opción de definir características particulares para cada uno de ellos.

• Estructuración del inmovilizado en tres niveles posibles (ramas, secciones y tipos de bien) para la posterior explotación estadística de datos.

• Control de ubicaciones.

• Opción de establecer una estructura jerárquica del inmovilizado.

• Generación de las cuotas de amortización de cada elemento a partir del sistema de amortización que elija la empresa en cada caso (lineal, dígito creciente, dígito decreciente,…), con la opción de llevar varios cuadros de amortización del mismo elemento de manera paralela (contable, fiscal). 

• Contabilización periódica de las amortizaciones. Auditoría y cuadre contable.

• Situación de cada elemento de inmovilizado, a nivel de amortización, a cualquier fecha.

• Opción de recalcular amortizaciones. 

• Historia completa de cada elemento.

• Posibilidad de almacenar documentación asociada a cada elemento de inmovilizado con el Módulo LIBRA de Gestión Documental. 

 

• Gestión presupuestaria:

• Plantillas para la elaboración estructurada del presupuesto de la empresa, con asignación parcial a responsables por unidades presupuestarias, incluyendo un workflow de aprobaciones.

• Número  ilimitado  de estudios presupuestarios, pudiendo crear unos a partir de otros (por ejemplo, a partir de presupuestos anteriores, de datos reales de periodos pasados, etc.). Control de versiones.

• Definición presupuestaria a nivel de contabilidad general o analítica.

• Definición por cuenta contable y partida presupuestaria; por importe y/o cantidad.   

• Herramienta de análisis de desviaciones entre lo presupuestado y lo finalmente ejecutado (balance presupuestario).

 

• Cuadro de mando financiero:

• Libre elección de sus contenidos y de su estructuración en filas y columnas: grupos de balance, centros contables, epígrafes, cuentas, periodos, etc.

• En cuanto a las magnitudes, opción de utilizar los acumulados del debe, haber, saldo e importes en el presupuesto.

• Opción de definir fórmulas matemáticas que posibiliten la obtención de resultados aritméticos o ratios.

• Orientación a la contabilidad general o analítica.

• Salida del informe a pantalla, listado y hoja de cálculo, bien con formato de lectura o con datos tabulados para su integración en tablas dinámicas.

• Desde el informe, opción de consultar el extracto de la cuenta que da origen al dato, y desde el extracto, opción de consultar los documentos que componen ese apunte (factura, pedido, etc.).

 

• Otros informes de control financiero:

• Extractos de cuenta contable.

• Extractos de entidad, con indicación de todas las cuentas contables donde haya tenido incidencia.

• Consulta de saldos de cuentas y entidades. Comparativos entre periodos. 

• Balances de sumas y saldos, diarios contables y cuentas de resultados, tanto a nivel de contabilidad general como analítica. 

• Informes de impuestos.

• Informes de cartera de cobros (agrupada por clientes, medios de cobro, agentes-cobradores, zonas). Informes de antigüedad de deuda e impagos.

• Informes de control de riesgos de clientes (por aseguradora y empresa).

• Informes de cartera de pagos (agrupada por proveedores/as, medios de pago). Informes de antigüedad de deuda.

• Informes de bancos (previsiones por banco, estudios de disponibilidad bancaria a fecha).

Conceptos

• Amortización

  La distribución del valor de la inversión en un elemento de inmovilizado entre los años de vida útil de dicho bien. Para el cálculo de la amortización se debe considerar el valor amortizable, la vida útil del bien y su valor residual, así como establecer el sistema de amortización.

• Aseguradora de crédito

  El seguro de crédito es una modalidad de seguro que cubre el riesgo derivado de la insolvencia de los clientes o deudores de la empresa asegurada como consecuencia de la realización de operaciones comerciales a crédito. Las aseguradoras de crédito proporcionan además otros servicios importantes como la evaluación, selección y seguimiento de los riesgos de los clientes de la empresa, al mismo tiempo que exige la comunicación, por parte de ésta, de las operaciones comerciales. LIBRA facilita la incorporación de esta información y las comunicaciones con la entidad aseguradora.

• Asiento predefinido

  Plantilla o esquema de contabilización necesario para todas las contabilizaciones en LIBRA. En él se definen todos los aspectos necesarios de cada apunte contable, lo que permite automatizar los asientos de las operaciones más frecuentes, reduciendo la posibilidad de errores y, al mismo tiempo, garantizando la uniformidad en la introducción de datos.

• Auditoría

  Proceso que la empresa realiza de manera sistemática y periódica con el objetivo de garantizar que se puede confiar en los datos que aporta el sistema de información. Para ello, se deben realizar procesos de cuadre entre la información contable y las demás áreas de información de las que la empresa se nutre. Algún ejemplo de procesos de auditoría podría ser la comparación de los saldos de efectos de cartera con los saldos contables de las cuentas deudoras y acreedoras, el detalle de los libros de impuestos y el saldo de las cuentas correspondientes, los importes de elementos de inmovilizado respecto a los saldos contables de las cuentas de inmovilizado y amortización, etc.

• Caja

  Registro de las entradas y salidas de efectivo, de manera que se lleve un control del dinero en metálico que se tiene en la empresa. Se suelen realizar procesos de arqueo de caja para comprobar que el saldo contable corresponde con el efectivo físico.

• Centro contable

  Unidad administrativa sobre la cual se registran los hechos contables y elemento imprescindible de toda la información financiera en LIBRA. Como mínimo existirá un centro contable por empresa fiscal, pudiendo referirse a departamentos, delegaciones, etc. Este concepto nos permite configurar en LIBRA, distintas empresas fiscales como centros contables, de manera que los circuitos y maestros de todas ellas sean comunes y la información esté totalmente separada.

• Centro de coste

  Unidad básica desde el punto de vista del control en que podemos dividir la empresa, con el objetivo de obtener una información suficiente para su análisis. Mediante la imputación de los datos (normalmente gastos e ingresos) a centros de coste, obtenemos informes analíticos de la actividad de la empresa desde distintos puntos de vista. A un centro de coste se le pueden atribuir varias características (ej.: actividad, responsable, ubicación física, etc.) de manera que puede segmentarse en distintos niveles.

• Conciliación

  Proceso de comparación, verificación y control de los apuntes contables que una empresa lleva de sus cuentas bancarias respecto a los apuntes registrados en los extractos del banco. El concepto de conciliación en LIBRA se puede aplicar también a otros punteos dentro de la contabilidad de la propia empresa como, por ejemplo, el punteo de una cuenta de clientes o proveedores.

• Efecto de cartera

  Cualquier documento, ya sea de origen comercial o financiero, que implica un derecho de cobro o una obligación de pago con un vencimiento conocido y a través de un medio de pago (tipo de transacción) establecido. Todos los documentos de cobro y pago de la empresa conforman la cartera de efectos.

• Elemento de inmovilizado

  Cada uno de los distintos elementos patrimoniales reflejados en el activo de la empresa con carácter permanente, y que no están destinados a la venta sino a posibilitar la actividad de la entidad. La adquisición de elementos de inmovilizado suele requerir grandes inversiones para la empresa, por lo que es importante llevar un buen control sobre los mismos que LIBRA permite realizar a través de fichas de inmovilizado.

• Epígrafe

  Los informes financieros suelen responder a una estructura basada en formatos oficiales, en los que existen epígrafes y sub-epígrafes que a su vez contienen información sobre cuentas contables.

• Estudio presupuestario

  El proceso presupuestario refleja de una forma cuantitativa, a través de los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa. A partir de los presupuestos parciales (presupuesto de ventas, compras, gastos generales, inversiones, financiación, etc.), se obtiene la síntesis presupuestaria que se concreta en un balance y cuenta de resultado previsional. Dichas cuentas previsionales pueden periodificarse de forma que podamos establecer un control de gestión adecuado comparando cada mes los resultados reales con los presupuestarios correspondientes al periodo analizado.

• Fichero bancario normalizado

  Técnicamente un fichero consiste en una serie de registros ordenados con una estructura determinada. Cuando se habla de fichero bancario normalizado, se hace en el marco de unas normas estándar conocidas y comúnmente aceptadas por las entidades bancarias. En el caso de España, se siguen las indicaciones de la Asociación Española de Banca (AEB), que normaliza los ficheros en cuadernos como, por ejemplo, cuaderno 19 (para el adeudo de domiciliaciones), cuaderno 34 (para la emisión de órdenes de pago), cuaderno 43 (para la información de cuenta corriente), cuaderno 58 (para el anticipo de los créditos comerciales y su gestión de cobro), etc. LIBRA está perfectamente adaptado a la generación y/o lectura de estos ficheros normalizados y de otros utilizados en otros países en los que se cuenta con implantaciones.

• Fórmulas y criterios de reparto

  La contabilidad analítica implica la asignación de costes que, en muchos casos, no se puede realizar de una manera directa. Para ello, la empresa puede seleccionar el método de reparto que estime más conveniente. Las fórmulas de reparto en LIBRA nos permiten establecer de manera predefinida y de antemano el criterio para realizar el reparto entre los distintos segmentos analíticos, de una manera automática o semiautomática. Existe también la opción de asignar criterios de reparto a posteriori, toda vez que se conocen las variables y magnitudes a tener en cuenta como, por ejemplo, unidades fabricadas, kilovatios consumidos, horas trabajadas, etc.

• Grupo de balance

  Agrupación de centros contables que permite, en todas las consultas financieras, la obtención de informes de manera consolidada de varios centros contables. Un centro contable puede pertenecer a varios grupos de balance.

• Informes financieros

  Reportes que utilizan las organizaciones para informar de su situación económico-financiera y los cambios experimentados durante un periodo concreto. Son el producto final de la contabilidad, y resultan de utilidad tanto a usuarios/as internos/as para la toma de decisiones, como a administraciones e instituciones reguladoras. Desde LIBRA la empresa puede generar todos los estados financieros o cuentas anuales que requiere presentar (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de evolución del patrimonio neto y estado de flujos de efectivo), además de otros numerosos informes que permiten detallar los puntos de principal interés. Al mismo tiempo, dispone de las herramientas para configurar cualquier tipo de informe financiero de manera sencilla y personalizada.

• Previsión de tesorería

  Estimación que hace referencia a la planificación de los pagos y cobros. El objetivo es obtener un presupuesto o proyección del cash-flow de la empresa que permita analizar las necesidades de liquidez requeridas en cada momento para cada uno de los bancos con los que trabaja la empresa. A través de las previsiones, en LIBRA se pueden completar aquellas partidas que todavía no se han contabilizado para, de aquélla, poder planificar correctamente la tesorería.

• Provisión

  Registro contable de un riesgo o de un gasto futuro, de manera que se ajuste el beneficio contable o que se periodifique correctamente. En LIBRA se pueden manejar provisiones dentro de los procesos de cartera (impagos), compras-aprovisionamiento (facturas pendientes de recibir) o cualquier otro proceso.

• Remesa y propuesta de pago

  Una remesa, en el contexto de cartera, es una relación o conjunto de efectos que se envían a una entidad financiera que se encarga de gestionar su cobro (descuento y/o abono en cuenta) según el tipo de remesa. Un proceso similar en LIBRA es la propuesta de pago, en la que también se propone una relación de efectos para su posterior confirmación y envío del documento de pago correspondiente, según el medio de pago (tipo de transacción).

• Segmento analítico

  En LIBRA se puede definir cualquier estructura analítica, por compleja que sea, identificando cada nivel del centro de coste con un segmento analítico. Esto permite que, en el momento de registrar el dato, podamos imputarlo a diferentes segmentos para posteriormente obtener distintos ejes de análisis de la información. Por ejemplo: un gasto de viaje de un agente comercial de una línea de productos de la empresa, desde el punto de vista comercial nos interesará imputarlo al agente y/o a la delegación comercial a la que pertenece; desde el punto de vista productivo, a la actividad o línea de productos que representa; desde el punto de vista de la organización, al departamento comercial y/o a un responsable comercial, etc. Cada perspectiva de imputación comentada, en LIBRA, sería un segmento analítico.

• Tipos de transacción

  Se refiere a los distintos medios que pueden ser utilizados en la empresa tanto para cobrar como para pagar. La parametrización de los tipos de transacción implicará también la definición de los circuitos de tesorería que serán usados en LIBRA y de las distintas formas de contabilizarse.

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