Vistazo en 30 s

Este Módulo permite gestionar todos los procesos relacionados con la compra-aprovisionamiento de materias primas, productos, elementos de inmovilizado y/o servicios, incluyendo la gestión de solicitudes de compra, la gestión de pedidos y su recepción, la entrada de albaranes y facturas, y su contabilización.

 

Abarca también la gestión de expedientes de compra (nacionales o de importación), la tramitación de contratos y/o convenios con proveedores/as y otras funcionalidades complementarias.

 

Ofrece una gran capacidad de integración con la cadena de suministro a través de EDI, XML o portales específicos de negocio en red.

 

El Módulo está directamente relacionado con los módulos LIBRA de Logística-Almacenes, Producción, Ventas-Distribución y Financiero. También con el de Gestión de Calidad (para la evaluación de proveedores/as y la realización de partes de inspección asociados a entradas de materiales) y Mantenimiento (para la gestión de albaranes de reparaciones externas de maquinaria).

Detalle en 3 min

• Multialmacén y multidivisa.

• Libre definición de toda la operativa de compras:

• Organizaciones de compra.

• Especificaciones del suministro de artículos por parte de los proveedores/as (ej.: código de artículos y descripción de artículos de los proveedores/as, plazos de aprovisionamiento, pedido mínimo y múltiplo de pedido de cada artículo, etc.).

• Precios de compra (tarifas base, descuentos y ofertas de proveedores/as).

• Tarifas de portes.

• Formatos de la documentación de compras (pedidos, albaranes, facturas,…).

• Etc.

• Gestión de solicitudes de compra desde diferentes áreas de la empresa:

• Generación automática (a partir del stock, planes de venta y fabricación, y pedidos en curso) o captura manual.

• Opción de asignar autorizadores que aprueben o rechacen solicitudes de compra.

• Gestión de peticiones de oferta a proveedores/as (presupuestos). Creación y seguimiento de peticiones. Soporte a la evaluación de las ofertas recibidas.

• Asignación de solicitudes de compra a proveedores/as, a través de cuatro sistemas posibles:

• Concesión manual.

• Concesión automática a varios proveedores/as según porcentajes de asignación predefinidos.

• Concesión automática al proveedor/a habitual del artículo.

• Concesión automática al proveedor/a que ofrece las mejores condiciones económicas.

• Gestión de pedidos a proveedores/as:

• Generación automática (a partir de asignaciones a proveedores/as) o captura manual.

• Opción de asignar autorizadores que aprueben o rechacen pedidos de compra.

• Opción de generar automáticamente pedidos de compra a partir de pedidos de venta, quedando asociados entre ellos de manera que, al dar entrada a los albaranes de compra, la mercancía quede reservada para esos pedidos de venta.

• Confirmación, reclamación, anulación y cierre de pedidos. 

• Logística de recepciones y gestión de albaranes de materiales:

• Gestión de tránsitos.

• Entrada de albaranes automática (a partir de pedidos previos) o manual.

• Gestión de los precios de los materiales, con posible rectificación de las condiciones económicas de la compra.

• Opción de contabilizar automáticamente los albaranes. 

• Posibilidad de realizar partes de inspección de calidad asociados a las entradas.

• Gestión de mermas en la recepción.

• Gestión de devoluciones a proveedores/as:

• Propuesta de devolución.

• Confirmación de devolución.

• Generación de cargos.

• Gestión de albaranes de servicios auxiliares (ej.: aranceles, aduanas, portes, etc.):

• Entrada manual de albaranes.

• Opción de repartir estos gastos entre albaranes de materiales, con la consiguiente revaloración automática de los costes de estos últimos.

• Gestión de facturas de compra:

• Registro de facturas recibidas en libro registro de facturas (opcional).

• Entrada de facturas en el sistema, aprovechando datos del proveedor/a, pedido, albarán, etc. Opción de actualizar vencimientos y medios de pago. 

• Opción de contabilizar automáticamente las facturas. 

• Gestión de autofacturas (generación automática a partir de albaranes de compra y contabilización).

• Gestión de cargos:

• Generación automática de cargos por periodicidad (rappels).

• Cargos manuales por diversos conceptos (publicidad, posicionamiento de productos en tienda, etc.).

• Control de la aceptación y recepción de cargos.

• Facturación y contabilización de cargos.

• Opción de importar catálogos de proveedores/as para el alta y actualización automáticas de artículos y tarifas de compra.

• Posibilidad de integrar pedidos, albaranes y facturas vía EDI, XML y portales de negocio en red.

• Gestión de expedientes de compra (nacionales o de importación):

• Definición de plantillas de gastos de importación.

• Reparto de gastos sobre la compra para incrementar costes de producto.

• Gestión de contratos y/o convenios con proveedores/as (ej.: para la liquidación de rappels, la administración de mercancías en depósito, la gestión de envases, etc.).

• Trazabilidad completa de cada documento manejado en la gestión de compras (solicitud, pedido, albarán, factura, etc.).

• Gran  cantidad  de  informes disponibles (ej.: listados de tarifas por proveedor/a; informes de situación de contratos; informes de pedidos, albaranes y facturas; modelo INTRASTAT entre otros).

• Posibilidad de integrar el Módulo con otros módulos LIBRA: Gestión de Indicadores, Reporting on-line, Gestión Documental, Gestión de Alertas, Gestión de Proyectos, Gestión de Relaciones (CRM), Gestión de Procesos (BPM), Movilidad on-line y Business Intelligence (cuadro de mando de compras).

Conceptos

• Albarán de compra de materiales

  Documento de compra que identifica una entrada de mercancía en almacén y un aumento de existencias. Puede ir vinculado a uno o varios pedidos de compras.

• Albarán de servicios auxiliares

  Documento de compras vinculado a un artículo de texto usando para registrar un gasto, sin afectar a las existencias del almacén.

• Auto-factura

  Factura de compra generada por la propia empresa en nombre del proveedor.

• Autorizador (Compras-Aprovisionamiento)

  Usuario responsable de autorizar documentos (ej.: solicitud, pedido).

• Cargos (en Compras-Aprovisionamiento)

  Sistema de generación de cargos periódicos (semanales, anuales, etc.) en base a l consumo de ese proveedor. Tratamiento de rappels con proveedores.

• Cargos y abonos en documentos (Compras-Aprovisionamiento)

  Conceptos adicionales para incluir cargos y/o abonos en cualquier documento. Permiten variar el importe de los documentos para recoger situaciones atípicas: tratamiento del CER en compras, anticipos, etc.

• Cierre | Anulación de un pedido de compra

  Proceso mediante el cual se da por cerrado un pedido. Los pedidos se cierran automáticamente al recibir toda la mercancía o bien de forma manual cuando no se va a recibir la cantidad que resta.

• Conceptos de gasto

  Se usan para identificar los conceptos de gasto que se gestionan en los expedientes de compra.

• Conciliación de facturas de compra

  Proceso de casación para conformar las facturas de compra, que puede abarcar la comprobación de los pedidos, tarifas aplicadas, estado de las recepciones y albaranes de compra y condiciones finales recibidas en factura así como el cumplimiento de los requisitos formales de la misma.

• Convenio de proveedores

  Contrato en el que se pueden establecer descuentos de línea, descuentos atípicos y descuentos de cabecera, fijando las condiciones comerciales con estos proveedores, así como los conceptos en base con los que se definen los cargos atípicos.

• Descuentos (en Compras-Aprovisionamiento)

  Descuentos adicionales a los de la tarifa que se pueden establecer por familias y proveedor. También se pueden definir descuentos financieros de pie de documento, descuentos por proveedor, descuentos por convenio o descuentos por pronto pago, vinculados estos a la forma de pago al proveedor.

• Expediente de compra

  Gestión de documentos diseñada para el control de documentación relacionada normalmente con las transacciones internacionales. Permiten calcular y repartir gastos adicionales sobre las entradas por fletes, condiciones de entrega, etc.

• Factura de compra

  Documento con el que se refleja la asociación de la factura a los albaranes, el importe, los impuestos y los vencimientos de la factura. Es la base para el archivo y la contabilización de las facturas de compras.

• Oferta de proveedor (Compras-Aprovisionamiento)

  Ofertas escaladas para fijar precios puntuales que no suponen un cambio de tarifa, con fecha de inicio y fecha de fin.

• Organizaciones de compra

  Es la estructura básica sobre la que pivota el módulo de compras y aprovisionamientos. El sistema permite definir las organizaciones de compras que sean necesarias para aglutinar y parametrizar operaciones relacionadas entre sí, que afecten a productos de naturaleza similar, que tengan características comunes, que sean gestionadas por el mismo grupo de usuarios, que las realice un departamento de la empresa, etc.

• Pedido de compra

  Documento que registra las condiciones pactadas para la compra de productos a un proveedor así como los plazos de entrega de los mismos.

• Plantillas de expedientes (Compras-Aprovisionamiento)

  Plantilla asociada a uno o varios expedientes, que permite relacionar conceptos de gasto y definir fórmulas de cálculo en base variables o importes fijos que intervienen en los expedientes.

• Propuesta de devolución

  Documento utilizado en la gestión de devoluciones a proveedores mediante el cual se seleccionan productos a devolver, se apartan a una zona específica y se indica el tratamiento (pedido de reposición o abono de mercancía) pactado con el proveedor.

• Proveedor

  Tercero que interviene en los procesos de compras.

• Solicitud de compra

  Documento mediante el cual los distintos departamentos de la empresa registran sus necesidades de aprovisionamiento.

• Tarifa de proveedor

  Pueden ser tarifas generales, tarifas lineales o tarifas escaladas. Nos definen el precio del proveedor y los descuentos de línea que se aplican a los artículos.

• Tránsito

  Traslado de mercancía por vía férrea, camión,… de un almacén a otro de la empresa. Permite controlar los vehículos que llegan a la planta y el stock que siendo de la empresa, no está físicamente en ningún almacén.

www.atlaslibra.com