Vistazo en 30 s

Este Módulo permite gestionar todos los procesos relacionados con la venta-distribución a clientes, incluyendo desde las actividades comerciales de preventa (presupuestos), la gestión de pedidos y su expedición, la emisión de albaranes y facturas, y su contabilización.

 

Abarca también la gestión de contratos con clientes y otras funcionalidades complementarias.  

 

Ofrece una gran capacidad de integración con la cadena de distribución a través de EDI, XML o portales específicos de negocio en red para la captura de pedidos o consultas.

 

El Módulo está directamente relacionado con los módulos LIBRA de Compras-Aprovisionamiento, Producción, Logística-Almacenes y Financiero. También con el de Facturación Electrónica (para los casos de empresas que quieran optar por este método de facturación más económico, rápido y cómodo).

 

A mayores, a través de la Movilidad Off-line y Movilidad On-line existe la posibilidad de que parte de las funcionalidades del Módulo estén disponibles en terminales móviles (PDAs, ordenadores portátiles, tabletas, teléfonos móviles inteligentes), lo que resulta de gran utilidad para el personal de la empresa que requiere movilidad (directivos/as, preventas/comerciales, autoventas, repartidores/as).

Detalle en 3 min

• Multialmacén y multidivisa. 

• Libre definición de toda la operativa comercial:

• Organizaciones comerciales.

• Zonas de venta.

• Rutas.

• Política de precios (tarifas base, ofertas, descuentos comerciales y financieros, promociones).

• Aspectos clave de la relación comercial con los clientes (ej.: agentes/cliente, artículos, domicilios de envío, impuestos, límites de riesgo).

• Tipos de pedido.

• Tipos de reparto.

• Formatos de la documentación de ventas (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas,…).

• Formas de envío de la documentación.

• Etc.

• Gestión de presupuestos de venta (creación y seguimiento). Mantenimiento de histórico de modificaciones realizadas sobre cada presupuesto.

• Gestión de pedidos de clientes:

• Generación automática (a partir de la aceptación de un presupuesto previo) o captura manual.

• Opción de asignar autorizadores que aprueben o rechacen pedidos de venta (autorizadores para todos los pedidos o solo para los que hayan superado el límite de crédito).

• Posibilidad de generar automáticamente reservas de stock en los almacenes y/u órdenes de fabricación en producción.

• Opción de generar automáticamente pedidos de compra a partir de pedidos de venta, quedando asociados entre ellos de manera que, al dar entrada a los albaranes de compra, la mercancía quede reservada para esos pedidos de venta.

• Confirmación, anulación y cierre de pedidos. 

• Gestión de televenta con operadores, listas de llamadas semanales con asignación de llamadas y  plantillas de artículos por cliente.

• Logística de expediciones:

• Generación de propuestas de expedición.

• Cálculo de cargas de transporte (hojas de carga).

• Realización de los listados de picking y asignación de preparadores.

• Gestión de matrículas y transportistas.

• Elaboración de los listados resumen para los/las transportistas.

• Control de carga de camiones.

• Cálculo de portes de ventas.

• Gestión de albaranes de venta:

• Generación automática (a partir de un pedido o propuesta de expedición previos) o entrada manual (caso típico de ventas en mostrador).

• Opción de establecer la confirmación del albarán por parte del cliente como paso previo obligatorio a su facturación definitiva.

• Opción de realizar modificaciones masivas sobre albaranes (ej.: actualización de precios de artículos).

• Procesos de replicación interempresa.

• Gestión de facturas de venta:

• Emisión y contabilización automática.

• Opción de establecer la confirmación de la factura por parte del cliente como paso previo obligatorio a su contabilización.

• Opción de facturación repetitiva en base a programación preestablecida.

• Facturación interempresas, con creación automática de artículos y precios de venta en la empresa destino.

• Control y liquidación de comisiones a agentes en base a ventas o cobros.

• Posibilidad de intercambio de documentos con EDI -integración de pedidos (ORDERS), envío de albaranes (DESADV), envío de facturas (INVOIC)- y otras plataformas a través de XML y acceso WEB.

• Gestión de contratos con clientes.

• Gestión de rappels y plantillas comerciales con descuentos a clientes. Provisión contable del gasto de las plantillas y seguimiento de las mismas.

• Trazabilidad completa de cada documento manejado en la gestión comercial (presupuesto, pedido, albarán, factura, etc.).

• Gran  cantidad  de  informes disponibles que permiten explotar toda la información generada en el proceso comercial con criterios de segmentación a nivel de mercados, productos, canales de distribución, etc. (ej.: listados de tarifas; informes de presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, con opción de visualización de los márgenes de las ventas; modelo INTRASTAT entre otros).

• Posibilidad de integrar el Módulo con otros módulos LIBRA: Gestión de Indicadores, Reporting on-line, Gestión Documental, Gestión de Alertas, Gestión de Proyectos, Gestión de Calidad, Gestión de Relaciones (CRM), Gestión de Procesos (BPM), WEB y Comercio-e y Business Intelligence (cuadro de mando comercial).

Conceptos

• Agentes

  Entidad de LIBRA que sirve para definir los comerciales que cobran comisiones, los televendedores, los cobradores y otras figuras que intervienen en las operaciones de ventas o distribución.

• Albarán de venta

  Documento de envío de mercancía, que sirve de base para la generación de factura.

• Anulación | Cierre de un pedido de venta

  Proceso mediante el cual se anula un pedido de ventas, cancelándose las reservas y quedando todas las líneas del mismo cerradas. El cierre se realiza automáticamente al servir un pedido completo.

• Autorizador (Ventas-Distribución)

  Usuario responsable de autorizar los pedidos de ventas.

• Cargos y abonos (Ventas-Distribución)

  Conceptos adicionales para incluir cargos y/o abonos en cualquier documento, de forma paralela a las líneas del mismo.

• Clave de actuación

  Secuencia de claves que identifican los diferentes sistemas de tarifas, ofertas y descuentos que intervienen para definir los precios de los clientes. Se pueden definir diferentes claves por organización, tipos de cliente, incluso claves especificas por cliente.

• Cliente

  Tercero que interviene en los procesos de ventas. Se pueden definir estructuras jerárquicas de clientes, con la figura de clientes padres e hijos. A nivel de cliente se establece gran parte de la parametrización comercial que sustenta a este módulo.

• Confirmación de un pedido de venta

  Proceso de validación del pedido, que puede ir asociado a la emisión del mismo.

• Descuentos (en Ventas-Distribución)

  Descuentos adicionales a los de la tarifa que se pueden establecer por familias, cliente, en función de las claves de actuación.

• Domicilio de envío

  Dirección de envío de la mercancía a través de las rutas o de envío postal de documentación vinculada a un cliente.

• Factura de venta

  Documento para el control, emisión y contabilización de las facturas. Se elabora a partir de los albaranes de ventas.

• Firmante de riesgo

  Usuario que realiza una autorización remota mediante una tarjeta de coordenadas o con unas claves de autorización.

• Hoja de carga

  Documento de gestión de expediciones, orientado a la configuración de vehículos con control de capacidad por transporte, identificación de matrícula y control de carga.

• Hoja de preparación

  Documento orientado a la preparación de pedidos en almacén, normalmente relacionado con las hojas de carga.

• Listas de precios

  Tarifa de precios básica. Se pueden asociar hasta tres tarifas por cliente y en la tarifa se puede fijar el precio y/o descuentos.

• Matrícula

  Maestro para codificar vehículos, tolvas, agencias, remolques, etc.. Permite identificar el transporte que se usa en los procesos de envío de mercancía y generar documentación de dichos envíos. Pueden estar vinculados a un transportista.

• Ofertas (en Ventas-Distribución)

  Ofertas puntuales por cliente, artículo, y familia, para fijar un precio diferente al de la tarifa o establecer descuentos sobre precio pactado.

• Organizaciones comerciales

  Es la estructura básica sobre la que pivota el módulo de ventas. El sistema permite definir tantas organizaciones como sean necesarias para aglutinar y parametrizar operaciones relacionadas entre sí, que afecten a productos de naturaleza similar, que tengan características comunes, que sean gestionadas por el mismo grupo de usuarios, que las realice un departamento de la empresa, etc.

• Pedido de venta

  Documento de pedidos. Refleja las condiciones de venta, los plazos de entrega y el importe de la transacción pactados con el cliente.

• Plantillas comerciales

  Cálculo de cargos en factura o fuera de factura (rappels) por albarán que permiten provisionar gastos y controlar los cargos por estos conceptos.

• Presupuesto de venta

  Documento para hacer presupuestos o facturas proforma.

• Promociones

  Sistema de tarifas en el que se pueden asociar promociones por almacén y por tipo de negocio.

• Propuestas de expedición

  Sistema de preparación de pedidos y expediciones orientada a almacenes ubicados, con gestión de picking y reposición, tratamiento de preparadores y listados de picking.

• Reserva de stocks

  Proceso mediante el cual se reserva la existencia del pedido para garantizar el servicio de la misma.

• Ruta

  Secuencia de direcciones de clientes que intervienen en la preparación y posterior distribución de productos. Variable en función de los días de la semana y otros criterios.

• Series de documentos

  Clave alfanumérica de hasta tres dígitos que precede al número del documento. Configurable en base a organizaciones comerciales, almacenes, tipos de pedido, etc.

• Tipo de facturación

  Periodicidad con la que se factura al cliente (diaria, semanal, quincenal, mensual, etc.).

• Tipos de clientes

  Clasificación básica de los clientes (ejemplo: mayoristas, minoristas, grandes superficies, etc.).

• Tipos de pedido de venta

  Clasificación de los diferentes tipos de documento que se usan en las ventas en virtud de la cual podemos establecer diferentes tipos de ventas y con distintas series de numeración.

• Tipos de reparto

  Característica que se asocia a los productos y que afecta a la conformación de los repartos y al tipo de transporte a utilizar en cada ruta (Ejemplo: fresco, congelado, etc.).

• Tipos de ruta

  Clasificación de las rutas según su naturaleza. Las rutas de reparto son las que se usan para la logística de distribución.

• Transportista

  Los transportistas en LIBRA son un tipo especial de proveedores. Se usan para identificar las agencias o los titulares de los vehículos que intervienen en la logística de distribución.

• Zonas de venta

  Definición de un área geográfica que se asigna a determinados clientes para poder tener estadísticas de ventas por áreas.

www.atlaslibra.com